แนวทางปฏิบัติการยืมเงินราชการ โรงเรียนเทพมงคลรังษี

แนวปฏิบัติการยืมเงินราชการ โรงเรียนเทพมงคลรังษี

1. การยืมเงินมี 2 กรณี

กรณีปกติ

  1. ผู้ไปราชการ  รู้ล่วงหน้าว่าจะต้องไปราชการเมื่อใด  ก่อนหลายวัน (ประมาณ 10 วันขึ้นไป)
  2. กลุ่มหรือหน่วย  รู้ล่วงหน้าว่าจะต้องถึงกำหนดระยะเวลาจัดกิจกรรมใด เช่น กิจกรรมแข่งขันทักษะ
  3. กลุ่มหรือหน่วย  รู้ล่วงหน้าตามแผนปฏิบัติราชการประจำปีว่ามีระยะเวลาจัดทำโครงการว่ามีระยะเวลาจัดกำหนดชัดเจนว่า  โครงการจะต้องจ่ายเงินเป็นค่าอะไร  เช่น  การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยง, พาหนะ,/
    ค่าวัสดุ/ค่าจ้างถ่ายเอกสาร ฯลฯ

ที่ยกตัวอย่างนั้นแสดงถึงว่า  ไม่ถือเป็นเรื่องเร่งด่วนซึ่งผู้ดำเนินการ  หรือผู้ไปราชการจะต้องกำหนดแผนการยืม/ประมาณการค่าใช้จ่ายขออนุมัติโครงการ  ขออนุมัติค่าใช้จ่ายและสถานที่ฝึกอบรมล่วงหน้าได้  ดังนั้นควรงดยืมเงินทดรองราชการ  และควรยืมเงินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติโอนเปลี่ยนแปลงงบประมาณมาตั้งเบิกจ่าย

กรณีให้ยืมจากเงินงบประมาณเท่านั้น  เนื่องจากผู้ยืมสามารถระบุรายละเอียดค่าใช้จ่ายได้

กรณีเร่งด่วน

  1. รับทราบไปราชการในวันที่ยื่นยืมและจำเป็นต้องเดินทางวันที่ยื่นยืม  และต้องรายงานตัวหรือเข้าอบรมในวันถัดไป
  2. มีเหตุสุดวิสัยที่ไม่ทราบหรือคาดการณ์มาก่อนว่าจะต้องจัดกิจกรรมเร่งด่วนตามนโยบาย
  3. มีเหตุสุดวิสัยที่จะต้องใช้วัสดุบางรายการที่จำเป็นต้องใช้วัสดุในวันที่ยื่นเสนอนั้น  ซึ่งมีความจำเป็นสูงสุดในการปฏิบัติราชการ
  4. ได้รับทราบหรือรับแจ้งโทรสาร  ซึ่งต้องปฏิบัติทันทีทันใด

     เป็นข้อตัวอย่างกรณีเร่งด่วน  ซึ่งไม่สามารถคาดหรือประสานเหตุการณ์ได้ก่อน ให้สามารถยื่นยืมเงินงบประมาณ  หรือเงินทดรองราชการก็ได้  หรือใช้เงินส่วนตัวทดรองจ่ายไปก่อนแล้วนำมาเบิกจ่ายจากงบประมาณตามผลผลิต  และกิจกรรมต่างๆ  ภายหลัง

 

2. เอกสารการยืมเงิน

 

กรณีที่ 1  การยืมเงินไปราชการ

  1. บันทึกข้อความขออนุญาตดำเนินงาน/กิจกรรม                      1        ฉบับ
  2. สัญญาการยืมเงิน                                                          1        ฉบับ
  3. แบบ พ.2                                                                    1        ฉบับ
  4. โครงการ/เอกสารหนังสือ                                                1        ชุด
  5. หนังสือขออนุญาตไปราชการ                                           1        ฉบับ
  6. ใบขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนกลาง (ถ้ามี)                             1        ฉบับ
  7. เอกสารที่เกี่ยวข้อง (ตารางอบรม/หมายกำหนดการ)               1        ฉบับ   

กรณีที่ 2  การยืมเงินเพื่อจัดทำแผนปฏิบัติการ หรือประชุมเชิงปฏิบัติการ

  1. บันทึกข้อความขออนุญาตดำเนินงาน/กิจกรรม                     1        ฉบับ
  2. สัญญาการยืมเงิน                                                         1        ฉบับ
  3. แบบ พ.2                                                                   1        ฉบับ
  4. โครงการหรือแผนดำเนินการซึ่งได้รับอนุมัติแล้ว                   1        ชุด
  5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง (ตารางอบรม/หมายกำหนดการ)             1        ฉบับ

ข้อเสนอแนะ  ค่าวัสดุต้องจัดซื้อตามระเบียบพัสดุ  โดยกลุ่มงานพัสดุ เป็นผู้ดำเนินการ

กรณีที่ 3  การยืมเงินโครงการฝึกอบรมศึกษาดูงาน

  1. บันทึกข้อความขออนุญาตดำเนินงาน/กิจกรรม                    1        ฉบับ
  2. สัญญาการยืมเงิน                                                        1        ฉบับ
  3. แบบ พ.2                                                                  1        ฉบับ
  4. โครงการ/แผนดำเนินการซึ่งได้รับอนุมัติแล้ว                      1        ชุด
  5. หนังสือขออนุญาตไปราชการ                                        1        ฉบับ
  6. ใบขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนกลาง (ถ้ามี)                          1        ฉบับ
  7. ตารางการอบรม  หรือกำหนดการ                                   1        ฉบับ
  8. รายชื่อผู้ไปศึกษาดูงาน                                                1        ชุด
  9. เอกสารอื่นๆ ( กรณีเป็นโครงการของ  หน่วยงานอื่น )         1        ชุด

ข้อเสนอแนะ   - ค่าวัสดุ หรือค่าเช่า (เว้นค่าอาหาร/เครื่องดื่ม/อาหารว่างและเครื่องดื่ม/ค่าตอบแทน) ต้องให้กลุ่ม พัสดุจัดซื้อ

       - กรณีการฝึกอบรม  และศึกษาดูงานต้องแนบเอกสาร

  • การใช้ยานพาหนะ
  • ที่พัก

  - กรณีที่ผู้จัดฝึกอบรมเป็นผู้จัดอาหาร/ยานพาหนะเดินทาง  ให้แนบใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงิน/รายชื่อผู้ไปศึกษาฝึกอบรมและศึกษาดูงานประกอบเป็นหลักฐานล้างหนี้

กรณีที่ 4  การยืมเพื่อจัดกิจกรรมของนักเรียน  ประกวดหรือแข่งขัน

  1. บันทึกข้อความขออนุญาตดำเนินงาน/กิจกรรม                     1        ฉบับ
  2. สัญญาการยืมเงิน                                                         1        ชุด
  3. แบบ พ.2
  4. โครงการจัดกิจกรรมซึ่งได้รับอนุมัติ                                   1        ชุด
  5. ตาราง หรือปฏิทิน หรือกำหนดการจัดกิจกรรม                     1        ชุด
  6. หนังสือเชิญให้มาเข้าร่วมกิจกรรม                                    1        ฉบับ
  7. บัญชีรายชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรม                                         1        ฉบับ
  8. เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง                                                1        ชุด

ข้อเสนอแนะ ค่าวัสดุ/ค่าจัดจ้าง/ค่าเช่า ต้องดำเนินการตามระเบียบพัสดุ

     กรณีเงินยืมของโรงเรียนให้เจ้าหน้าที่พัสดุโรงเรียน จัดซื้อ/จัดจ้าง

กรณีที่ 5  การยืมเงินเพื่อจัดประชุมราชการ

  1. บันทึกข้อความขออนุญาตดำเนินงาน/กิจกรรม                        1         ฉบับ
  2. สัญญายืมเงิน                                                                 1         ฉบับ
  3. แบบ พ.2                                                                      1         ฉบับ
  4. ร่างวาระการประชุมโดยสังเขป                                            1         ชุด
  5. รายชื่อผู้เข้ารับการประชุม                                                  1         ชุด

 

3. ระยะเวลายื่นยืมเงิน

 

กรณีปกติ

  1. ให้ยื่นสัญญายืมเงินพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้องต่อเจ้าหน้าที่งานการเงินก่อนวันดำเนินการ ไม่น้อยกว่า 10 วันทำการ  ก่อนวันเริ่มดำเนินการหรือไปราชการนั้น
  2. ในกรณีที่ได้รับแจ้งให้เข้ารับการฝึกอบรมมีเวลาไม่ถึง 7 วันทำการ  ให้เร่งยื่นสัญญาการยืมเงินต่อเจ้าหน้าที่ดำเนินการในระยะเวลาถัดจากวันที่ได้รับเอกสารแจ้งเข้าอบรม
  3. การยืมเงินเพื่อจัดกิจกรรม หรือโครงการเข้าค่าย หรือโครงการฝึกอบรม หรือประชุมจัดทำแผนพัฒนาฯ  ต้องยื่นยืมก่อน  ไม่น้อยกว่า 10 วันทำการ

กรณีเร่งด่วน

  1. ให้ยื่นสัญญายืมในทันทีที่ได้รับทราบเงื่อนไขไปราชการ แต่ควรยื่นยืมในเวลาภาคเช้า
  2. กรณีจัดกิจกรรมเพื่อสนองนโยบายของ สพท. หรือ สพฐ. ที่เร่งด่วน ก็ต้องดำเนินการยื่น
  3. กิจกรรมหรือการไปราชการในเดือนกันยายน  หรือคาบเกี่ยวต่อเนื่องถึงเดือนตุลาคม ให้ยื่นสัญญาโดยด่วน

4. ข้อเสนอแนะ

  1. ให้จัดทำสัญญา และยื่นยืมไม่เกินเดือนสิงหาคมของปี
  2. การยื่นยืมเงินทุกรายการต้องได้รับการอนุมัติใช้งบประมาณจากผู้มีอำนาจก่อนทุกครั้ง
  3. การเสนอขอใช้งบประมาณ  ควรเสนอขออนุมัติวิธีการ, หลักสูตรอบรม, สถานที่อบรม, วัน เวลา และงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน

5. ข้อปฏิบัติเกี่ยวกับเงินยืมราชการ/เงินทดรองราชการ

  1. การยืมเงินทดรองงบราชการ  สามารถยืมได้ตั้งแต่วันที่  1  ตุลาคม  ของปีงบประมาณ
  2. ผู้มีสิทธิ์ยืมเงินต้องเป็นเจ้าของโครงการหรือผู้รับผิดชอบโครงการเท่านั้น
  3. กรณียืมเงินเกิน 100,000 บาท ขึ้นไป ต้องใช้ผู้ยืมจำนวน 2 คนขึ้นไป
  4. ผู้มีสิทธิยืมเงินจะต้องไม่มีหนี้ค้างกับเงินยืมรายเก่า
  5. ยืมได้กรณีจำเป็นและประหยัด  และได้รับอนุญาตจากผู้บังคับบัญชาแล้ว
  6. การยืมเงินค่าวัสดุต้องก่อหนี้  และเบิกจ่ายให้ทันทีในปีงบประมาณเท่านั้น

โดยสรุปแล้ว  การยืมเงินหรือการเบิกจ่ายเงินก็มีกระบวนการ  หรือขั้นตอนดำเนินการซึ่งต้องใช้ระยะเวลาทั้งสิ้น  ดังนั้นการยืมเงินจะต้องมีระยะเวลา  หรือข้อกำหนดซึ่งต้องถือปฏิบัติร่วมกันระหว่างผู้ยืมเจ้าหน้าที่ผู้ดำเนินการ  หรือผู้มีอำนาจอนุมัติให้ยืม

6. ระยะเวลาการส่งใช้คืนเงิน

  1. กรณีเดินทางไปราชการ  ให้จัดส่งเอกสารส่งใช้คืนเงินยืมภายใน 15  วัน  นับจากวันที่กลับมาถึง
  2. การยืมเงินเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม อบรม และจัดกิจกรรมต่าง ๆ  ให้จัดส่งเอกสารใช้คืนเงินยืมภายใน  30  วัน  นับแต่วันที่ได้รับเงิน 

หมายเหตุ ;  ถ้าส่งใช้เงินยืมเกินกำหนดเวลาที่กำหนด ให้ทำบันทึกข้อความพร้อมระบุเหตุผลความจำเป็นมาด้วย

7. เอกสารส่งใช้คืนเงินยืม

 

1.  การไปราชการชั่วคราว

  1. รายงานการเดินทางไปราชการ (แบบ 8708)
  • ส่วนที่ 1
  • ส่วนที่ 2  (เฉพาะกรณีเดินทางเป็นหมู่คณะ)
  1. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก.111)
  • สำหรับเบิกค่าพาหนะ
  1. สำเนาหนังสืออนุญาตให้ไปราชการ/หรือคำสั่ง
  2. เรื่องเดิม (ถ้ามี)
  3. ใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงิน
    • กรณีเป็นค่าใช้จ่ายอื่นในการเดินทาง  เช่น  ค่าซ่อมรถ/จ้างเหมารถ ฯลฯ
    • ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันเชื้อเพลิง จากสถานีบริการน้ำมันเชื้อเพลิง
  4. บันทึกขอจ้างเหมารถ (ถ้ามี)
  5. ใบเสร็จรับเงินค่าเช่าที่พัก
  6. ใบแจ้งรายการของโรงแรม (Folio)
    • สำหรับกรณีเบิกค่าที่พัก
    • หนังสือรับรองการเบิกค่าที่พักเหมาจ่าย
  7. บันทึกขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัวไปราชการ (ถ้ามี)
    • กรณีขอเบิกค่าชดเชยน้ำมัน

หมายเหตุ  1.  กรณีใช้ยานพาหนะส่วนกลาง (รถยนต์ราชการ) ให้แนบสำเนาหนังสือขออนุญาตใช้รถ

                   ประกอบด้วย

              2.   กรณีขอเบิกเงินค่าเช่าที่พักเหมาจ่าย  ให้เบิกจ่ายเป็นไปตามเกณฑ์ที่กระทรวงการคลังกำหนด

                   โดยใช้แบบรับรองที่แนบ

2.  ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม/ศึกษาดูงาน  และจัดประชุมแผนปฏิบัติการ

  1. งบหน้าส่งรายละเอียดส่งใช้คืนเงินยืม
  2. สำเนาโครงการ/แผนการฝึกอบรม
  3. สำเนาบันทึกขออนุมัติค่าใช้จ่าย/สถานที่จัดฝึกอบรม
  4. บัญชีลงเวลาพร้อมลายเซ็นต์ผู้เข้าร่วมประชุม (ต้นฉบับ)
  5. คำสั่งที่เกี่ยวข้อง
  6. ตารางฝึกอบรม/ศึกษาดูงาน
  7. หนังสือเชิญวิทยากรและหนังสือตอบรับวิทยากร (ถ้ามี)
  8. รายงานการเดินทางไปราชการ (แบบ 8708 ส่วนที่ 1, ส่วนที่ 2)
    • กรณีเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง  ค่าพาหนะ
  9. ใบเสร็จรับเงินค่าเช่าที่พักพร้อมใบแจ้งรายการ (Folio)
  10. ใบสำคัญรับเงินค่าสมนาคุณวิทยากร
  11. ใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงิน
    • ค่าอาหารเช้า, เที่ยง, เย็น            - ค่าเครื่องดื่ม
    • ค่าอาหารว่าง และเครื่องดื่ม        - ค่าเช่าห้องอบรม

12. หลักฐานการขอใช้รถยนต์ราชการ (ถ้ามี)  พร้อมใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันเชื้อเพลิงรถยนต์ราชการ

  • กรณีขอใช้รถราชการ

13. ค่าใช้จ่ายอื่นๆ  ในการฝึกอบรม

  • เรื่องดำเนินการจัดซื้อ
  • เรื่องดำเนินการจัดจ้าง
  • เรื่องดำเนินการจ้างเหมา

3.  ค่าอาหาร, ค่าอาหารว่าง  และเครื่องดื่มในการประชุมคณะกรรมการ

  1. สำเนารายงานการประชุม
  2. ใบสำคัญรับเงินค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม  หรือเครื่องดื่ม (ที่เจ้าหน้าที่เป็นผู้รับรองการจ่าย)
  3. ใบสำคัญรับเงินค่าตอบแทนคณะกรรมการ
  4. ใบสำคัญรับเงินค่าวัสดุ  เช่น  ใบเสร็จรับเงิน, บิลเงินสด (ค่าถ่ายเอกสาร)  กรณีจำเป็นเร่งด่วน  พร้อมบันทึกเสนอขออนุมัติเบิกจ่ายเงินค่าวัสดุ

4.  ค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรม หรือแข่งขันประกวด

  1. งบหน้านำส่งรายละเอียดส่งใช้คืนเงินยืม
  2. สำเนาโครงการ/แผนการจัดกิจกรรม
  3. บันทึกข้อความขออนุญาตดำเนินงาน/กิจกรรม
  4. คำสั่งที่เกี่ยวข้อง
  5. ใบสำคัญค่าตอบแทนคณะกรรมการพร้อมเอกสารเชิญ
  6. รายงานการเดินทางไปราชการ (แบบ 8708 ส่วนที่ 1, ส่วนที่ 2) พร้อม

-  ใบเสร็จรับเงินค่าเช่าที่พัก                           - ใบแจ้งรายการ Folio

7. เรื่องดำเนินการจัดซื้อวัสดุ  เช่น  วัสดุสำนักงาน/อาหาร/ค่าน้ำดื่ม

8.  เรื่องดำเนินการจัดจ้างเหมาบริการ (ค่าเช่าเดินรถ/จ้างเหมารถ/ค่าเช่าห้อง/ค่าตกแต่งเวที/ซุ้ม

9.  เรื่องเดิม (ถ้ามี)

10. ตารางหรือกำหนดการแข่งขัน

หมายเหตุ

          1.  ขอเบิกค่าเครื่องดื่มให้แนบใบสำคัญค่าเครื่องดื่ม และให้ดำเนินการจัดซื้อตามระเบียบฯ พัสดุ

          2.  ใบสำคัญรับเงินค่าอาหารกลางวัน (ถ้าจัดอาหาร)  ต้องดำเนินการตามระเบียบฯ พัสดุ

          3.  ให้ผู้ยืมประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว”  บนใบสำคัญคู่จ่าย, หลักฐานการจ่ายทุกฉบับ

          4.  ให้ผู้ยืมลงลายมือชื่อผู้จ่ายเงินระบุชื่อ-สกุล  ตำแหน่ง  และวัน เดือน ปี ที่จ่ายเงินนั้น

              ลงบนใบสำคัญคู่จ่าย, หลักฐานการจ่ายทุกฉบับ